こんなことまで!?企業の秘書の至れり尽くせり業務を紹介

意外と知らない!?役員秘書の地道な仕事

「役員秘書です。」というと、スーツをキチッと着こなして颯爽と歩く美女の姿や、役員室前の関所のようなカウンターの静かに座っている受付嬢を思い浮かべるのではないでしょうか?知的でかっこいいイメージとは裏腹に、秘書の仕事は小さい雑務も山ほどあります。担当する役員が、少しでも滞りなく職務に集中できるように環境を整えることが大前提であるため、些細な雑務でも誠心誠意行うの秘書の仕事のうちなのです。役員が社用車で出社する前に、役員室の鍵を開けて空調を適温にしておくのもそのひとつです。

役員は、好き嫌いもアリなのです!

分刻みでスケジュールが組まれている忙しい役員は、ランチの時間さえ打ち合わせになることもよくあります。社内の役員専用のランチルームからのお弁当デリバリーを手配する際にも、担当役員の嫌いな食材は入れないように調整するのも仕事です。社員食堂で一般社員と一緒に食事をとる役員ももちろんいますが、各役員のNGメニューを知らせたりするのも秘書が行います。とある一部上場企業の役員は海外出張が多く、毎回利用する航空会社にまでNGメニューが知らされていたというからビックリです。

イメージとは裏腹に、秘書は縁の下の力持ちです!

シニアの役員の場合、お薬の管理を秘書がしていて、決まった時間に服用できるようにしていたりもします。昔ほどお茶汲みなどはなくなってきていますが、それでもコーヒー好きの役員がお気に入りの豆を会社に置いておき、秘書が毎回コーヒー豆を挽くところから準備するという話も聞きます。派遣で秘書の業務を行う場合は特に、業務範囲が明記されて契約することになりますが「秘書業務」とだけになっている場合には、具体的にどんな業務を行うことが求められているのか、面接時に確認してみることをおすすめします。

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